FastBill - Online Rechnungssoftware, Rechnungen erstellen und verschicken, Belege archivieren

FastBill – Online Rechnungssoftware, Rechnungen erstellen und verschicken

DigitalWeek 12. Januar 2015 Reviews

Kein Unternehmer oder Unternehmen kommt an Rechnungserstellungen vorbei. Doch mit dem Erstellen von Rechnungen allein ist es nicht getan. Viele kleine Unternehmen und Unternehmer wählen noch immer den recht komplizierten Weg über Office Programm zur Verwaltung und Rechnungserstellung. Allerdings lässt sich dies auch deutlich einfacher regeln – versprechen zumindest die Macher von Programmen für die Rechnungserstellung per SaaS (Software-as-a-Service).

Unter den konkurrierenden Anbietern wird immer wieder FastBill als äußerst flexible und umfassende Software gelobt. Das Programm ist bereits seit 2007 auf dem Markt und wird von seinen Machern aus Essen vertrieben. Das Buchhaltung nun wirklich nicht jedem liegt und von noch weniger Menschen gerne betrieben wird, ist als Grundsatz für eine Serviceleistung nichts Neues. FastBill nimmt hier jedem Unternehmer unangenehme Arbeiten ab und glänzt zusätzlich durch eine ganze Reihe an zusätzlichen Features.

Das Programm selber aus dem Hause SaaS kommt auf den ersten Blick sehr vielseitig daher und verspricht viele Aufgaben mit nur wenigen Klicks zu erledigen. Ziel ist hier ganz klar die Einsparung von wertvoller Arbeitszeit. Teil des Angebotes sind auch Auswertungen in Form von Infografiken, die den Überblick über den Stand des eigenen Unternehmens erleichtern sollen.

Tatsächlich lässt sich nach kurzer Zeit bereits feststellen, dass mit dem richtigen Interface Buchhaltung und Rechnungserstellung kein unangenehmes Beiwerk seien muss, sondern auch Feinden der Buchführung durchaus Spaß bereiten kann.

FastBill ist eine webbasierte Buchhaltungs-Komplettlösung, die Kleinunternehmer, Freelancer und Selbständige bei der täglichen Buchhaltung unterstützt.

Fastbill – jetzt testen!

Wir haben FastBill einmal genau unter die Lupe genommen und auf Herz und Nieren geprüft.

Kosten und Verträge

Bereits schon hier möchte es FastBill erfolgreich seinen Nutzern einfach machen und bietet den potentiellen Usern drei unterschiedliche Tarife an. Je nach Bedürfnissen und zu erfüllenden Anforderungen kann zwischen COMPLETE, PLUS und PLUS10 gewählt werden. Bei FastBill wird keine kostenlose Version angeboten, zahlbar ist entweder monatlich oder jährlich.

FastBill - Preise, Tarife und Kondition — FastBill – Preise, Tarife und Kondition

Das keine kostenlose Version existiert ist allerdings nicht weiter tragisch. Fastbill bietet nämlich vor dem vertraglich bindenden Abschluss einer Buchung einen 30-tägige Testphase, in der alle Features von FastBill in vollem Umfang zur Verfügung gestellt werden. Jeder Nutzer kann sich so einen umfassenden Überblick über das Programm verschaffen und nachträglich die für ihn optimale erscheinende Version kostenpflichtig auswählen.

Die drei Varianten unterscheiden sich nicht in Menge der zu verwaltenden Kunden oder nutzbaren Dokumenten. Jedoch ist der Speicherplatz vom Tarif abhängig. Dieser reicht von 2 GB bis 20 GB bei PLUS10. Nur in wenigen Fällen sollte die größte Kapazität unzureichend sein.

Zur Zahlung des gewünschten Abonnements biete FastBill eine ordentlich Bandbreite an Modalitäten an, die eigentlich keine Wünsche offen lassen. Zur Auswahl stehen dabei im Einzelnen:

Kreditkarte
PayPal
Bankeinzug
Rechnung
Sofortüberweisung

Die drei, im Grunde sehr ähnlichen Tarife stellen sich im Detail folgend dar:

• Tarif „COMPLETE“ (5 Euro): 2 GB Speicher, beliebig viele Kunden in der Verwaltung, beliebig viele Rechnungen je Monat, 1 Benutzerzugang, Rechnungsversand als Email, Rechnungsversand per Post 0,90 Euro, Digitale Signatur 0,10 Euro, SSL Verschlüsselung, Eigenes Logo, Unterschriftsgrafik, Eigenes Briefdesign, Email ohne Branding, Wiederkehrende Rechnungen, Gutschriften, Mahnung, Paypal, Andere Währungen, Dokumente in anderen Sprachen als Deutsch, Analyse und Auswertung, API Schnittstelle, Import Funktion, Export Funktion, Projektmanagement, Aufgabenmanagement, Zeiterfassung, Kostenloser Telefonservice, Mindestlaufzeit 1 Monat, Kündigungsfrist bis 14 Tage vor Ablauf

• Tarif „PLUS“ (19 Euro): 5 GB Speicher, beliebig viele Kunden in der Verwaltung, beliebig viele Rechnungen je Monat, 3 Benutzerzugänge, Rechnungsversand als Email, Rechnungsversand per Post 0,90 Euro, Digitale Signatur 0,10 Euro, SSL Verschlüsselung, Eigenes Logo, Unterschriftsgrafik, Eigenes Briefdesign, Email ohne Branding, Wiederkehrende Rechnungen, Gutschriften, Mahnung, Paypal, Andere Währungen, Dokumente in anderen Sprachen als Deutsch, Analyse und Auswertung, API Schnittstelle, Import Funktion, Export Funktion, Projektmanagement, Aufgabenmanagement, Zeiterfassung, Kostenloser Telefonservice, Mindestlaufzeit 1 Monat, Kündigungsfrist bis 14 Tage vor Ablauf

• Tarif „PLUS10“ (49 Euro): 20 GB Speicher, beliebig viele Kunden in der Verwaltung, beliebig viele Rechnungen je Monat, 10 Benutzerzugänge, Rechnungsversand als Email, Rechnungsversand per Post 0,90 Euro, Digitale Signatur 0,10 Euro, SSL Verschlüsselung, Eigenes Logo, Unterschriftsgrafik, Eigenes Briefdesign, Email ohne Branding, Wiederkehrende Rechnungen, Gutschriften, Mahnung, Paypal, Andere Währungen, Dokumente in anderen Sprachen als Deutsch, Analyse und Auswertung, API Schnittstelle, Import Funktion, Export Funktion, Projektmanagement, Aufgabenmanagement, Zeiterfassung, Kostenloser Telefonservice, Mindestlaufzeit 1 Monat, Kündigungsfrist bis 14 Tage vor Ablauf, 50 Creditpoints für Zubuchung weiterer Features

Der kostenlose Testmonat beinhaltet alle Funktionen.

FastBill – Bedienung und Handling

Der Login und die erstmalige Registrierung für den kostenlosen Testmonat ist schnell abhakt und erfolgt nach dem üblichen Muster. Nach Eingabe der relevanten Daten erhält der zukünftige Nutzer eine Email von FastBill, über deren Aktivierungslink die Echtheit der hinterlegten Email-Adresse bestätigt werden will. Erst nach dem ersten Login muss die Eingabe der Stammdaten im Online-Tool erledigt werden. Hier findet auch direkt die erste Einrichtung und Strukturierung statt. Der gesamte Vorgang ist sehr gut und übersichtlich gehandhabt und schnell beendet.

Das Programm selber ist sehr übersichtlich, schlank und kompakt aufgebaut. SaaS bleibt bereits in den Anfängen den eigenen Ankündigungen treu. Der Zugang ist überaus verständlich, keine wirkliche Einarbeitung oder gar ein Tutorial ist nötig. Die einzelnen Buttons Reiten stellen sich sehr verständlich dar, die Einstellungen für die Vorlagen zu Rechnungen und Angeboten können ebenfalls schnell und leicht individuell angepasst werden.

In Sachen Zugänge für unterschiedliche Mitarbeiter mit zugewiesenen Rechten erweist sich FastBill dann allerdings als wenig flexibel. Zumindest in der Grundversion. Erst ab Tarif „PLUS“ lassen sich mehrere Benutzer anlegen und mit Rechten versehen. Dann aber finden sich sogar individuelle Spracheinstellungen in den Funktionen des Programms.

Bis auf den Punkt mit der beschränkten Nutzerverwaltung lässt FastBill keine Wünsche offen und zeigt den Mitbewerbern, wie man es machen sollte. Einfacher und zugleich umfassender ist tatsächlich nur schwer zu finden. Zumindest nicht für den vergleichsweise moderaten Preis.

Schnittstellen von FastBill

Genau wie beim Handling macht es sich FastBill einfach und lässt den Nutzer davon profitieren. FastBill kann nicht nur mit den gängigen Dateiformaten umgehen, auch die API für Entwickler ist freigegeben. Natürlich ist letzteres eigentlich Standard und dient der weiteren Anpassung an die Bedürfnisse und Wünsche des einzelnen Kunden. Aber der Export und Import über die vordefinierten Schnittstelle ist sehr komfortabel und gerade im Export nicht selbstverständlich. Akzeptiert und unterstützt werden folgende Dateitypen:

CSV
DTA / DTAUS
XML
XLS / XLSX

Grade der Export und Import von Kunden und Steuerdaten macht FastBill zu einem echten Helfer. So erfolgt der Export der Steuerdaten beispielsweise in sehr gut strukturierter und übersichtlicher Tabellenform. Der Steuerberater wird darüber sicher dankbar sein. Im Programm existiert bereits einen Schnittstelle zu „Jimdo“, laut SaaS werden allerdings in den kommenden Monaten noch weitere Schnittstellen in Form von Updates folgen.

FastBill – Rechnungen und Verwaltung

Neben dem Stellen von Rechnungen und der Verwaltung von Kundendaten konzentriert sich FastBill zusätzlich auf die Zeiterfassung. Sogar vorgefertigte Arbeitsverträge werden von FastBill zur Verfügung gestellt.

Dank des inzwischen cloudbasierten Formats von FastBill ist der Zugriff auf das Rechnungswesen von überall möglich. Mit entsprechenden Anpassungen können sogar der eigene Steuerberater oder die eigenen Kunden direkt auf für sie freigegebene Daten zugreifen.

Besondere Schwerpunkte legt FastBill dabei auf folgende Features:

Erstellung / Verwaltung von Rechnungen und periodischen Rechnungen
Erstellung /Verwaltung von Angeboten
Mahnungen mit kostenlosem Inkasso
Die Bestätigung von Aufträgen
Erstellung / Verwaltung von Lieferscheinen
Gutschriften
Auswertungen mit Infografiken

Die Erstellung der eigenen Rechnungen lässt (fast) keine Wünsche offen. Die üblichen Standards wie Brutto- und Netto-Preise sind genauso vorhanden, wie Rechnungsnummern und Datum des Leistungsbezugs. Adressdaten werden automatisch aus der Kundenverwaltung abgerufen und eingesetzt. Einzig Textbausteine für wiederkehrende Rechnungen fehlen gänzlich.

Sobald eine Rechnung erstellt ist, lässt sich diese via Email (auf Wunsch mit digitaler Signatur) oder per Post versenden. Dafür entstehen natürlich zusätzliche Kosten, diese sind allerdings im Vergleich mit anderen Anbietern recht gering. Für den mobilen Zugang existiert zum Download eine Version für Android und eine für iOS.

FastBill lässt bei seinen Kernkompetenzen selbstsicher die Muskeln spielen. Natürlich finden sich einige, wenige Kritikpunkte, aber diese gehen im Gesamtpaket unter. Dank den breiten Möglichkeiten und der unkomplizierten Anwendung besticht das Programm mit den enthaltenen Features und belohnt mit echter Zeitersparnis.

FastBill – Sicherheit und Verschlüsselung

Erwartungsgemäß wird auch die Sicherheit bei FastBill nicht vernachlässigt. Einzig wer auf besonders starke Verschlüsselung setzen möchte, wird sich bei FastBill nicht befriedigt finden. Für die meisten Nutzer allerdings sollte die 256-bit SSL Verschlüsselung völlig ausreichen. Die Daten werden ausschließlich auf modernen und zertifizierten Servern in Deutschland gehostet.

FastBill – Support und Service

Auch bei Problemen und Fragen lässt einen FastBill nicht im Regen stehen. Zur Hilfe kann man sich zunächst mit einer sehr umfangreichen und gut strukturierten FAQ-Datenbank weiterhelfen. Der Support ist natürlich auch per Email und Telefon zu erreichen. Die Bearbeitung von Anfragen richtet sich dabei allerdings nach Art des Abonnements. Aber auch beim günstigen Tarif „COMPLETE“ erfolgt die Antwort zu Tageszeiten innerhalb von weniger Stunden und ist kompetent und verständlich. Der Kundenservice wird in deutscher Sprache geführt. Zusätzlich bieten die Essener von SaaS zu FastBill noch einen eigenen Blog. Hier werden regelmäßig Neuigkeiten und Tipps &Tricks veröffentlicht.

Unser Fazit zur Online-Rechnungssoftware FastBill

FastBill ist genau das, was es sein möchte: eine saubere und solide Komplettlösung. Nicht nur Rechnungen und die Kundenverwaltung, sondern auch Fakturierung und grafisch aufgehübschte Auswertung ist enthalten. Das Programm ist absolut stabil in der Performance und sicher in der Verschlüsslung. Im Vergleich von Preis und Leistung schwimmt FastBill von daher ganz weit vorne mit und weiß kleinen und mittleren Unternehmen eine ganze Menge Arbeit und Zeit zu ersparen, die sich mit den angenehmen Dingen des Lebens und der Arbeit verbringen lassen. Das Rechnungswesen und Verwaltung dabei noch interessant und intuitiv vermittelt werden, ist mehr als nur ein positiver Nebeneffekt, sondern ein echter Mehrwert.

Insbesondere kleine Unternehmen mit nur wenigen Mitarbeitern haben häufig Schwierigkeiten mit der Buchführung. Niemand hat Zeit, noch weniger haben Lust und eigentlich jeder hat etwas wichtigeres zu tun. Grade hier ist FastBill nicht nur Erleichterung sondern auch Bereicherung und vermittelt den eigenen Kunden einen sehr professionellen Auftritt.