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Buchhaltungslösungen in der Cloud gibt es mittlerweile wie Sand am Meer. Die Buchhaltung gehört mitunter zu den Aufgaben die für Selbständige, kleine Unternehmen wie auch Freiberufler viel Zeit und Nerven kostet.
Mit Lexoffice aus dem Hause von Lexware gibt es eine Cloudlösung die nicht nur die Kosten sondern auch die benötigte Zeit für die Buchhaltung senken wird.
Der in Freiburg im Breisgau ansässige Softwarehersteller Lexware gilt bereits seit Jahren als Spezialist für kaufmännische Bürosoftware sowohl im Geschäfts- wie auch privaten Bereich. Nebst der einfachen Cloudlösung Lexoffice bietet Lexware eine Reihe von Softwareprodukten für Auftragsbearbeitung, Unternehmensführung sowie Rechnungswesen.
Bereits seit Mitte 2012 stellt Lexware mit dem Clouddienst Lexoffice einen Dienst zur Verwaltung der Buchhaltung zur Verfügung. Dieser Dienst setzt keine zusätzlichen Programme mit Ausnahme eines Internetfähigen Computers voraus.
Der Einstieg in Lexoffice
Der Einstieg in das einfache Rechnungsprogramm Lexoffice für Selbständige, Gründer und Freelancer ist denkbar einfach. Es bedarf lediglich eine erfolgreiche Registrierung auf Lexoffice.de – im Anschluss erlaubt Lexware einen kostenlosen Test von 30-Tage. Nach dem erfolgreichen Login gelangt der Anwender direkt ins Dashboard von lexoffice.
Um auch direkt mit Lexoffice starten zu können, benötigt der Dienst logischerweise noch ein paar Daten, die auch später zur Erstellung von Angeboten und Rechnungen eingesetzt werden können. Die benötigten Informationen stellt Lexoffice auf dem Dashboard rechts in der Übersicht dar. Mit einem Klick auf den entsprechenden Button öffnet sich direkt ein Popup mit einer Eingabemaske, worüber die notwendigen Informationen hinterlegt werden können.
Nebst den Daten des Unternehmens einschließlich der Steuerinformationen kann Lexoffice bequem mit dem Bankkonto verbunden werden. Auch eine direkte Verknüpfung mit der Online-Banking Funktionalität des eigenen Bankkontos wird ermöglicht. Weiterhin sollte zu Beginn das Druck-Layout, sprich das Design bzw. die Optik von Angeboten und Rechnungen, festgelegt werden. Sind diese Schritte abgeschlossen, kann es auch direkt losgehen – übrigens eine Verknüpfung zwischen Lexoffice und dem eigenen Bankkonto ist optional, erleichtert allerdings die Verwaltung deutlich.
Lexoffice: Ausgangsbelege
Beginnen wir mit den Menüpunkt „Ausgangsbelege“ – hier hat der Anwender die Möglichkeit seine verschickten Angebote zu verwalten und diese auch in Rechnungen zu überführen.
Angebot: Kundendaten anlegen
Die Erstellung eines Angebots wie auch eine Rechnung setzt voraus, dass ein Kunde bereits angelegt wurde, sollte dies nicht der Fall sein, weist Lexoffice den Anwender darauf hin. Das Anlegen eines Kunden funktioniert genauso schnell wie das Pflegen der eigenen Unternehmensdaten.
Ferner kann auch ein direkter Ansprechpartner angelegt werden, dies kann ebenfalls direkt in der Angebotsmaske geschehen, ein Wechsel in ein anderes Menü bzw. in eine weitere Oberfläche ist nicht notwendig. Der Ansprechpartner wird automatisch dem vorher ausgewählten Unternehmen zugeordnet. Auch das Anlegen mehrere Ansprechpartner für ein Unternehmen ist möglich.
Angebot: Einleitungstext
Zu einem Angebot gehört auch immer ein netter Einleitungstext der gezielt den Interessenten nochmal in Erinnerung ruft, wofür das Angebot gedacht ist und wie lange das Angebot gültig ist.
Dieser lässt sich ebenfalls Adhoc in einem Angebot erstellen, sofern nicht bereits im Vorfeld ein Standard-Einleitungstext definiert wurde.
Angebot: Positionen anlegen
Das Anlegen von Positionen bei einem Angebot, ist dank der angenehmen Usability ebenfalls sehr einfach. Hier muss man Lexware bzw. dem Team von Lexoffice ein Kompliment machen – es gibt nur wenige Rechnungssoftware-Angebote, bei denen das Anlegen eines Angebots so schnell wie auch einfach funktioniert.
Selbst wenn das zu verkaufende Produkt noch nicht in der Bestandsliste geführt wird, erlaubt Lexoffice das Anlegen eines Produkts, während der Angebotserstellung in wenigen Sekunden.
Lexoffice setzt keine besonderen Kenntnisse in Sachen Buchhaltung voraus und erlaubt das Erstellen von Angeboten in wenigen Minuten. Bedingt durch die optimierten Workflows innerhalb der einzelnen Bereiche, ist Lexoffice auch für den einfachen Mann bzw. die einfache Frau sehr gut verständlich.
Und so kann am Ende des Tages ein Angebot für einen Kunden aussehen, natürlich sollten die Daten entsprechend dem Kunden angepasst werden.
Berücksichtigt werden natürlich beim Erstellprozess eines Angebots auch die in Deutschland möglichen Mehrwert-Steuersätze.
Abschließend kann der Anwender auch entscheiden, ob das Angebot erst einmal gespeichert werden soll, um es beispielsweise später direkt per E-Mail zu versenden oder auszudrucken.
Lexoffice: Rechnungen erstellen
Das Erstellen von Rechnungen funktioniert genauso einfach wie das Erstellen von Angeboten. Sehr angenehm ist übrigens, das zuvor erstellte Angebote direkt als Rechnung übernommen werden können, somit müssen Inhalte nicht doppelt erstellt werden.
Und schon ist die Rechnung mit wenigen Mausklicks erstellt.
Damit das Geld auch zeitnah von Max Mustermann überwiesen wird, können wir dem Kunden noch über die Funktion „Zahlungsbedingung“ ein Skonto in Aussicht stellen, wenn die Rechnung binnen 5 Werktagen beglichen wird. Dazu muss der Anwender lediglich eine neue Zahlungsbedingung hinzufügen und schon kann diese direkt für die Rechnung eingesetzt werden. Hier bietet Lexoffice die Möglichkeit an, die neue Zahlungsbedingung als Standard zu speichern.
Und so schnell wird aus einem Angebot eine Rechnung. Übrigens das Layout einer Rechnung lässt sich natürlich individualisieren und an das eigene Firmen-Briefblatt anpassen. Rechnungen lassen sich analog wie Angebote auch per E-Mail als PDF versenden.
Lieferscheine erstellen
Vom Angebot zur Rechnung zum Lieferschein, zumindest mit Lexoffice kein Problem. Sobald ein neuer Lieferschein erstellt werden soll und der gewünschte Kunde ausgewählt ist, teilt uns Lexoffice mit „Hör zu, es wurde kürzlich ein Angebot wie auch eine Rechnung für den Kunden erstellt, möchtest du eventuell diese Daten benutzten.“
Und schon kann das Paket an den Kunden übermittelt werden.
Zwischenfazit
Da in den kommenden Tagen und Wochen auch noch weitere Bereiche beschrieben werden, kommen wir zum ersten Zwischenfazit von Lexoffice.
Lexoffice sorgt dafür, dass dank der Workflows kein Detail vergessen werden kann. Die Software ist schnell, einfach und gut. Und mit einem Preis von rund 5 Euro im Monat, stellt Lexware eine sehr gute Software bereit, die sich nicht vor den Platzhirschen in diesem Segment verstecken muss.
