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Textbausteine in Word sind eine Funktion die man im privaten Bereich eher selten nutzt. Stattdessen sind es eher gewerbliche und öffentliche Stellen, die oft und gerne auf vorgefertigte Textbausteine zurück greifen. Damit lässt sich der Arbeitsalltag deutlich effeizienter gestalten, wenn auf vorgefertigte Anworten zurück gegriffen werden kann und teilweise ist es auch eine Frage der rechtlichen Absicherung, auf geprüfte Formulierungen zurück greifen zu können.
Drittprogramme erweitern die Word-Funkionen
Für den Einsatz von Textbausteinen gibt es mittlerweile eine Reihe von Tools und Anwendungen, die den normalen Umfang von Word in diesem Bereich erweitern. Beispielsweise gibt es mit dem Textbaustein-Tool der Firma K+P Softwaretechnik ein Office-Tool zur Textbausteinverwaltung mit Vorlagenmanagement und Dokumenten- sowie Formulargenerator. Die Verwaltung der Textbausteine ist netzwerkfähig und bietet mehr als die herkömmlichen Programme zur Textbausteinverwaltung, bspw. können hierarchisch gegliederte Datenbanken verwaltet werden.
Speziell wurde der texManager für die Textverarbeitung Microsoft Word entwickelt, kann jedoch auch mit jedem anderen Windowsprogramm, wie z.B. Outlook, Excel usw. verwendet werden. Der Vorteil des Tools ist seine einfache und intuitive Bedienung. So können mit dem Textbaustein-Manager nicht nur Texte mit gespeicherten Textblöcken oder Wortgruppen erstellt werden, sondern auch Bilder, Tabellen, Formulare und mathematische Formeln eingefügt werden.
Die einzelnen Funktionen des Office-Tools texManager im Überblick:
- Datenbankbasierte Verwaltung von Textbausteinen, Formularen , Vorlagen, Tabellen und Formeln
- Volle Netzwerkfähigkeit und Zugriff von mittels Passwortschutz
- WYSIWYG Textbausteinvorschau mit Zoom und Edit-Funktionen
- Selektive Übernahme von Teilen des Textbausteins oder der Wortgruppe
- Verknüpfte Textbausteine können in mehreren Kategorien abgelegt werden
- einfache Integration in die Menüstruktur von Word, Excel und Outlook
- Textbausteine mit integrierten Excel-Tabellen
- Word-Dokumente aus Excel generieren
- Makros verwenden und verwalten
- Dokumente generieren und verwalten
- Textbausteine in frei erstellbaren Kategorien hierarchisch verwalten
Weitere Details gibt es unter texmanager.de
Besondere Features der Software sind zudem die Integrierte „Word“ Suchmaschine auf Baustein Basis, die zusätzliche Schnellsuche (Einfach in der Liste tippen und die Suche startet) oder die leistungsfähige Vorschau mit Zoom. Aber auch die volle Word-Funktionalität und die zusätzliche Definition von Suchbereichen sowie Suchbegriffmarkierung in der Vorschau.
Mit der Textbausteinverwaltung texManager werden viele Prozesse beschleunigt wie z.B.:
- Anwälte und Notare: Vertragserstellung und Wissensdatenbank zum Nachschlagen.
- Kliniken, Ärzte und Pflege: Erstellung von Arztbriefen und Befunden sowie Patientendokumentationen und Gutachten.
- Callcenter oder Vertrieb: Beantwortung von Kundenanfragen.
- Büros und Schreibdienste: Verwaltung von Texten und Vorlagen, sowie die Erstellung von Kalkulationen und Angeboten.
- Ingenieurbüros: Erstellung von Angeboten, Handbüchern und Dokumentationen.
- Schulen: Zeugniserstellung und Vorlagen.
Seit Jahren wird deshalb erfolgreich das Software-Tool in vielen unterschiedlichen Branchen eingesetzt, da es universell, systemübergreifend arbeitet und in bestehende Softwareumgebungen integriert werden kann.
Auf texmanager.de steht die Anwendung als Light-Version zum kostenlosen Download für Privat- und Firmenkunden zur Verfügung. Die Demoversion entspricht im Großen und Ganzen der texManager Enterprise Version. Nicht registrierte Benutzer, die den texManager nur ausprobieren möchten, deren Test-Laufzeit beträgt 30 Tage, danach muss eine Registrierung erfolgen, um das Programm weiter benutzen zu können.
Für registrierte Professional- und Enterprise-Version stehen zusätzliche Funktionen und Features, wie beispielsweise Änderungsverfolgung, Kombinationslisten, Volltextsuche und XML Schnittstelle bereit.
